Allergisch auf Buchhaltung? So erledigt sie sich (fast) von alleine!

Paul-Alexander Thies - Geschäftsführer von Billomat

Gastbeitrag

Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, der Online Buchhaltung für Kleinunternehmer, Startups und KMU.
Während seines Studiums gründete er sein erstes Unternehmen und weiß über die Bedürfnisse und Probleme von Existenzgründern bescheid. In den letzten 8 Jahren arbeitete Paul-Alexander Thies als Führungskraft für Groupon, Payleven (Rocket Internet) & Travador.


Schadet Buchhaltung der Gesundheit?

Nein. Kein Grund, Abstand zu halten und sich darum zu drücken: Moderne Buchhaltung verursacht weder Staublunge noch Bore-Out oder Albträume. Buchhaltung muss nicht im düsteren Kämmerlein stattfinden. Man kann nicht allergisch auf Zahlen reagieren. Und Buchhaltung ist auch kein fieser Parasit, der die Wochenenden aus den Selbstständigen heraus saugt. Selbst Schnittverletzungen durch Papier sind absolut vermeidbar, wenn man bei der Buchhaltung heutige Standards des Arbeitsschutzes bedenkt.

5 Tipps für deine Buchhaltung

1) Akzeptiert Euer Schicksal:

Buchhaltung ist das Herz der Firma. Sie pumpt das Geld von A nach B. Ohne geht es nicht. Mag das, was in den aktuellen Projekten geschieht auch noch so spannend sein: Der Laden läuft nur, wenn Geld hereinkommt und alle offenen Rechnungen bezahlt werden können.

2) Buchhaltung ist wie Zähneputzen:

Wer sich konsequent regelmäßig kümmert, hat keine Löcher in der Ablage und auf dem Konto und verspürt auch kein unangenehmes Ziehen, wenn es an die Steuererklärungen geht.

3) Ein Hoch auf des Unterbewusste:

Buchhaltung erfordert Konzentration, aber nicht jeder Vorgang braucht jedes Mal Eure volle Aufmerksamkeit. Laufen lernen ist anstrengend, laufen können nicht. Das bedeutet: Wer alle automatisierbaren Vorgänge automatisiert, verlagert die Routineabläufe ins Unterbewusste und konzentriert sich aufs Wesentliche.

4) Ihr seid keine Maschinen!

Wer mit automatisierten Vorgängen arbeitet, ist nicht nur nervige Routinetätigkeiten los, sondern auch sich selbst als Fehlerquelle. Software verrechnet sich nicht und produziert keine Zahlendreher. Übrig bleiben korrekte, auswertbare Zahlen.

5) Beweglich bleiben:

Wer sich und seine Buchhaltung an einen stationären Rechner fesselt, ist daran gebunden. Offene Zeitfenster auf einer Dienstreise zu nutzen, um schnell die Buchhaltung zu aktualisieren, entfällt damit als Option.

Buchhaltungssoftware kann es besser

Automatisierbare Vorgänge in der Buchhaltung finden sich in allen Bereichen von Ablage bis Umsatzsteuervoranmeldung.

So archiviert Billomat nicht nur Ausgangsrechnungen sondern kann auch eingehende Belege erfassen. Mittels automatischer Belegerkennung wird das Dokument in digitaler Form gespeichert, die Software übernimmt die nötigen Zahlen.
Verbucht wird ebenfalls automatisch sowohl was durch Eingangs- als auch durch die Ausgangsrechnungen erforderlich ist.

Dabei muss nicht mal jede Rechnung von Hand auf den Weg gebracht werden: Für Vorgänge, die Kunden regelmäßig in Rechnung gestellt werden, wie z.B. bei Wartungsverträgen oder Servicepauschalen, können Abo-Rechnungen eingerichtet und regelmäßig auf den Weg gebracht werden.

Die Billomat-Software vergibt Rechnungsnummern automatisch und weiß, welcher Umsatzsteuersatz zu welchem Artikel oder welcher Dienstleistung gehört, wenn die Daten dazu hinterlegt wurden. Das Programm hat Schnittstellen zur gängigen Software, die Steuerberater nutzen. Damit erfordert auch der Datenexport keine Umwege über Papier. Dazu macht es die App und sichere Archivierung online möglich, überall dort nach der Buchhaltung zu schauen, wo ihr gerade Zeit und Netz habt.

Was bleibt zu tun?

Damit automatische Prozesse glatt ablaufen, müssen Lieferantendaten, Artikelbeschreibungen etc. einmal eingepflegt werden. Weiß die Online Buchhaltung einmal, wie sie laufen und was sie wann tun soll, dann läuft sie fast von alleine.