9 Thunderbird Tipps für mehr Ordnung im E-Mail-Postfach

Kennst Du das?
Du holst Dir noch eben schnell Deinen wohlverdienten Kaffee und zack! ... wieder warten zehn neue E-Mails auf Dich!

Genau! Wie soll man denn da zum Arbeiten kommen?

Angeregt durch den gelungenen Blogbeitrag "E-Mails im Griff" von Ivan Blatter, habe ich heute ein paar Ideen gesammelt, die Dich vor zu viel Unordnung in deinem E-Mail-Postfach bewahren.

Rufe Deine E-Mails so selten wie möglich ab

Dein E-Mail-Postfach ist weder ein guter Freund noch ein guter Pausenfüller!
Mit jeder neuen E-Mail holst Du Dir potentiell mehr Arbeit oder Stress ins Haus. Jede Unterbrechung kostet Dich Zeit und lenkt Dich von Deiner eigentlichen Arbeit ab.

Sammle daher über den gesamten Tag Deine E-Mails und arbeite diese später blockweise in einem Rutsch ab.

Dazu empfehle ich Dir folgende Thunderbird-Einstellungen:

Deaktiviere die automatische Benachrichtigung
  • Klicke dazu auf den Bereich "Extras" -> "Konten-Einstellungen" im Thunderbird-Menü.
  • Im neu geöffneten Fenster "Konten-Einstellungen" siehst Du alle Deine registrierten E-Mail-Postfächer. Automatische Benachrichtigung deaktivieren
  • Klicke nun auf "Server-Einstellungen" und suche den Bereich "Server-Einstellungen".
  • Deaktiviere dort den Menüpunkt "Alle XYZ Minuten auf neue Nachrichten prüfen."
  • Wiederhole die besagten Schritte für alle anderen E-Mail-Postfächer.
  • Prima!
Schalte die Passwort-Abfrage ein

Oh oh!! Die Macht der Gewohnheit kribbelt in Deinen Fingern? Du musst die Mails sehen! Jetzt?!

... obwohl gerade erst fünf Minuten vergangen sind.

Wenn Du wirklich nicht widerstehen kannst, schalte zusätzlich die Passwort-Abfrage ein. Jedes Mal, wenn Du nach dem Passwort gefragt wirst, kannst Du nochmal aktiv darüber nachdenken, ob Du jetzt wirklich die Mails abrufen musst.

  • Klicke dazu auf den Bereich "Extras" -> "Einstellungen" im Thunderbird-Menü.
  • Gehe nun im neu geöffneten Fenster in den Bereich "Sicherheit" und wähle anschließend den Reiter "Passwörter".
  • Benutze den "gespeicherte Passwörter"-Button um ein neues Fenster "Gespeicherte Passwörter" zu öffnen. Passwoerter loeschen in Thunderbird
  • Entferne hier nun alle Postfächer, die Du nicht mehr automatisch abfragen willst.
  • Fertig!

Bearbeite jede E-Mail nur einmal

Nichts ist schlimmer als eine überfüllte Inbox, bei der man nicht mehr weiß, wo vorne und hinten ist.

Fasse jede Mail nur ein einziges Mal an!
Entweder löschst Du diese sofort, beantwortest sie, leitest sie an die verantwortliche Person weiter oder "heftest" sie sofort in dem richtigen Ordner ab.

Wichtig ist aber: Entferne jede bearbeitete Mail umgehend aus deiner Inbox.

Glaube mir, es fühlt sich gut an.
Du lässt ja auch nicht Deine geöffneten Briefe in deinem Hausbriefkasten liegen, oder? Nur weil Du gerade keine Zeit oder Lust hast.

Verwende Thunderbird-Regeln

Wenn Du jeden Tag viele Mails erhälst, lohnt sich der unbedingte Einsatz von Thunderbird-"Regeln". So kannst Du auf Basis von verschiedenen Filtern (Absender- oder Empfängeradresse) Deine eingehenden Mails automatisch in die gewünschten Ordner kopieren lassen.

Eine tolle Erklärung, wie Du selber solche Regeln erstellen kannst, findest Du hier.

Benutze Wiedervorlagen

Benutzt Du Dein E-Mail-Postfach immer als Todo-Liste?

Ohh weh! Das kenne ich!
Sie wächst und wächst und wächst ... und wird und wird nicht kleiner.

Aber: Eine ständig wachsende Todo-Liste kann ganz schön demotivieren sein.

Zum Glück gibt es eine Alternative.
Mit dem Plugin "mailmindr" kannst Du alle wichtigen Mails um eine Wiedervorlage bitten. Das Plugin erinnert Dich zuverlässig an die Mail. So vergisst Du Nichts und kannst die Mail später beantworten.

Lösche was das Zeug hält

Aus den Augen, aus dem Sinn!
Gut so!

Melde dich von langweiligen Newsletter ab

Am wenigsten Arbeit machen alle jene E-Mails, die man erst gar nicht bekommen hat. Stimmt doch, oder?

Es lohnt sich daher allen unnötigen Mailschleudern "Bye bye" zu sagen. Dazu gehören beispielsweise ungelesene Newsletter-Abos oder nervige Statusmeldungen von Social-Media-Portalen.

Das Thunderbird-Plugin "Abmelden von Mailinglisten" kann Dir beim Abmelden behilflich sein. Es generiert einen schnell erreichbaren Button, der Dich per Knopfdruck aus der Verteilerliste des Anbieters austrägt.
Leider wird diese sinnvolle Funktion jedoch noch nicht von allen Verteilern unterstützt.

Benutze selbstzerstörende E-Mails

Ebenso interessant ist der Einsatz des "Expiry Timestamp" Plugins.
Mit Hilfe des Tools, kann man eine beliebige Mail zum Selbstlöschen aktivieren. Sobald das gewählte Zeitfenster verstrichen ist, wird die Mail automatisch gelöscht.

Whooo!! Das erinnert mich an "Inspektor Gadget".

Toll oder?
Welche Tricks und Ideen fallen Dir noch für eine bessere Ordnung in Deinem E-Mail-Postfach ein?