9 häufige Fehler im Büroalltag und wie Du sie mit automatisierten Prozessen vertreibst

Wenn es stottert, bremst und reibt
blockieren sie Deine Arbeitszeit!

Wovon ich rede?

Büromonster!

Kleine hässliche Monster, die sich mit großen Ehrgeiz auf Deinem Schreibtisch stürzen.

Gnadenlos fressen sie sich durch den Terminkalender, bis sie Deinen Arbeitsalltag vollständig eingenommen haben!

Worauf sie es absehen? Deine Motivation! Dein Geld! Und Deine Arbeitszeit!

Das kannst Du so nicht zulassen!?

Recht so!

Hier findest Du neun spannenden Automatisierungsideen, die Deine Büromonster verjagen werden.

Monster 1: Viele Ablagen, aber kein System

Papierordner, Schreibtisch, Hängeregister, Stappelablage, Handy, externe Festplatte, USB-Stick, Webspace …

Und wo überall liegen noch Deine Dokumente und Daten?

Mit automatisierten Prozessen kannst Du Deine Daten zentral speichern und verwalten und zeitgleich mit mit anderen Geräten oder Kollegen teilen.

Evernote, Dropbox, Google Drive und andere Anbieter bieten dafür tausende Möglichkeiten :

Monster 2: Keine eindeutige und einheitliche Beschriftung der Dateien und Ordner

Du hast Dir über Dateinamen noch keine Gedanken gemacht?
Es lohnt sich aber!
Die richtigen Benennung von Dateien und Ordnern hilft Dir, Dateien schneller zu sortieren und wieder zu finden. Zusätzlich vermeiden sie Dateikonflikte und Missverständnisse.

Claudia Kauscheder erklärt in einem tollen Video, wie Du Deine Dateien richtig benennen kannst.

Aber wusstest Du auch, dass man mit einem Klick gleich hundert Dateien umbenennen kann?

Monster 3: Mit jedem Neukunden steigt die Arbeitszeit

Der Klassiker! Du arbeitest so, als wären Deine Arbeitsschritte nicht skalierbar.

Obwohl sich Deine Arbeitsschritte von Kunde zu Kunde nur unwesentlich unterscheiden, steigen mit jedem Neukunden Deine Arbeitsstunden

Du glaubst das war schon immer so und muss so sein?
Keineswegs!
Mit automatisierten Prozessen steigert jeder Neukunde nur einmalig die Arbeitszeit.

Monster 4: Alles bleibt liegen, bis man sich selber darum kümmert

Kann Dein Rechner auch arbeiten, wenn Du nicht im Büro sitzt?
Und ob!
Mit automatisierten Prozessen kannst Du selbst Rechnungen oder E-Mails verschicken, wenn Du Feierabend hast oder krank im Bett liegst.

Monster 5: Kein regelmäßiges Backup

Stimmt schon! Backups machen keinen Spaß.

Dennoch sind Sie wesentlicher Teil Deiner Geschäftes. Egal ob Rechnungen, Verwaltungsunterlagen, Kontaktdaten oder Deine Blogartikel - alle diese Daten bilden das Herz Deines Unternehmens.

Sind die Daten futsch, gibt es Ärger.

Mit Cronjobs, Backupprogrammen und der richtigen Fileserver-Konfiguration kannst Du Deine Backup-Prozess automatisieren.

Richtig aufgesetzt, starten Deine Backup-Prozesse automatisch mehrmals in der Woche. Sie komprimieren und synchronisieren Deine Daten, kopieren sie auf externe Festplatten oder uploaden sie Daten automatisch in die Cloud.

Monster 6: Ablenkung

Aufschieberitis heißt hier das Zauberwort!

Mit dem Chrome-Plugin "History-Trends" kannst Du messen, welche Seiten Du am häufigsten und längsten besuchst. So erkennst Du schnell, wo Du Deine Zeit besser einsetzen kannst.

Wer sich all zu leicht von der eigentlichen Arbeit ablenken lässt, kann sich mit Hilfe der Chrome-Extension "StayFocusd" automatisch bestimmte Webseiten sperren lassen.

Monster 7: Reaktion statt Aktion

Kannst Du Dir einen Assistenten vorstellen, der Dich bereits warnt, bevor ein Problem auftritt?

Was zu schön klingt, um wahr zu sein, kann mit automatisierten Arbeitsschritte realisiert werden.

Ein eigenes Dashboard oder Alarmsystem informiert Dich regelmäßige über Fehlentwicklungen, Fehlermeldungen oder Trends.

Monster 8: wiederkehrenden Aufgaben

Wusstest Du, dass sich viele Arbeitnehmer nicht überfordert, sondern unterfordert fühlen?

Langweilige, stupide, wiederkehrenden Aufgaben geben allen Grund dazu.

Wer diese Arbeitsschritte automatisiert, kann sich wieder mehr auf strategisch relevante Aufgaben konzentrieren und damit geldwerte Konkurrenzvorteile schaffen.

Monster 9: Vergesslichkeit

Wie ging das nochmal?
Was war dafür nötig?
Und wer war gleich noch der richtige Ansprechpartner?

Automatisierte Arbeitsprozesse dokumentieren alle notwendigen Arbeitsschritte und sind die beste Antwort auf Deine Vergesslichkeit.

Jetzt bist Du dran!
Welche Büromonster nerven Dich am meisten?
Wie gehst Du gegen sie vor?