20 super einfache Ideen, die wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren

Mal ehrlich!

Würdest Du zu Hause, Dein Geschirr mehrmals hintereinander spülen?
Die Wohnung am gleichen Tag mehrfach putzen?
Deine Kleidung jeweils doppelt bügeln?

Warum solltest Du?

Warum die gleiche Arbeit doppelt machen?

Was uns zu Hause beileibe nicht einfällt, begegnet uns im Berufsalltag mit Selbstverständlichkeit:

Wir wiederholen unsere Arbeit!
Tag für Tag!
Woche um Woche!
Immer und immer wieder!

Aber! ... Müssen wir uns alles gefallen lassen, nur weil wir es Arbeit nennen?

Nein!

Es gibt viele gleiche oder ähnliche Vorgänge, die zwar häufig durchgeführt werden müssen, jedoch nicht wertschöpfend sind.

Wenn wir clever sind, können wir diese Aufgaben automatisieren.

20 wundervolle Ideen, die Dir helfen, Doppelarbeit zu automatisieren:

  • Dokumentvorlagen: Fange nicht jedes Mal neu an! Dokumentvorlagen sorgen für mehr Kontinuität und erleichtern die Dokumentenpflege.
  • Serienbriefe: Schreibe Briefe oder Emails so, dass Dein Rechner alle personalisierte Daten wie Name, Adresse oder Geschlecht automatisch einfügen kann.
  • Textbausteine: Benutze Programme oder Plugins, die Dir helfen, häufig benutzte Wortbausteine automatisch einzugeben.
    Hier findest Du beispielsweise 8 Textbausteintools für Windows.
  • Stappelverarbeitung: Viele Grafikprogramme bieten Dir die Möglichkeit, mehrere Dateien gleichzeitig zu bearbeiten. So kannst Du per Knopfdruck hundert Bilder gleichzeitig bearbeiten.
  • Dateien umbenennen: Wenn Du regelmäßig mit sehr vielen Dateien arbeitest, lohnt sich der Wechsel zu einem professionelleren Dateimanager, der beispielsweise hundert Dateinamen auf ein Mal umbenennen kann.
    Wer neugierig geworden ist, findet hier erste Anregungen.
  • Checklisten: Erstelle Checklisten für wiederkehrende Aufgaben. So vergisst Du keinen Arbeitsschritt und gehst dabei sicher, die richtige Reihenfolge einzuhalten.
  • Cloud-Anbieter: Du musst nicht das Rad neu erfinden. Es gibt hunderte Anbieter, die Dir bei Deinem bestimmten Problem weiterhelfen:
  • Plugins: Installiere Plugins, die Deine Lieblingsprogramme wie Chrome, Firefox, Wordpress, Thunderbird Office ... aufwerten, in dem sie Deine Arbeitsschritte automatisieren.
  • Autoresponder: Du musst nicht jede Mail einzeln beantworten. Nutze einen Email-Autoresponder, wenn Du zum Beispiel im Urlaub oder auf Dienstreisen bist, eine Bestellung registriert oder einen Kunden um eine Bewertung bittest.
  • Filter: Email-Programme wie Thunderbird oder Outlook haben Filter, die Dir helfen alle eingehenden Mails direkt in den richtigen Ordner zu sortieren.
  • Geplante Tasks und Cronjobs: Aufgaben, die Dein Rechner regelmäßig starten soll, kannst Du mit Hilfe eines Cronjobs (Linux) oder mit "Geplanten Tasks" (Windows) aktivieren.
    Wäre es nicht cool, wenn Dein Backup-Programm regelmäßig alleine startet?
  • Makros: Nutze die Makro-Funktion der großen Office-Programme, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren.
  • Lerne Excel: Excel ist ein sehr mächtiges Tool!
    Lasse Dich mit Tricks und Kniffen aus dem Netz inspirieren, wie Du Deinen Workflow verbessern kannst.
    Wusstest Du zum Beispiel, dass man mit einem Arbeitsschritt mehrere Tabellenblätter gleichzeitig editieren kann?
  • Suchen und Ersetzen: Benutze den Shortcut Strg + H, wenn Du ein Wort mehrfach in einem Text ersetzen möchtest.
  • Letzten Arbeitsschritt wiederholen: Viele Programme haben einen Shortcut, der den letzten Arbeitsschritt wiederholen kann. Bei Microsoft-Office lautet der Shortcut Alt + Enter.
    Bei Open-Office Strg + Umschalt + Y
  • Verknüpfungen: Welche Programme benutzt Du besonders häufig? Erstelle Verknüpfungen und nutze Anwendungsstarter wie Launchy um Programme schneller zu starten.
  • Intervalle setzen: Viele Termin- und ToDo-Programme bieten die Möglichkeit, einen Eintrag regelmäßig wiederholen. Manchmal kann man die Intervalle direkt mit einem Programmstart verbinden.
  • Mausklicks aufzeichnen: Mit bekannten Tools wie Autohotkey oder Robotask kannst Du häufige Mausklicks aufzeichnen und bei Bedarf als Programm abspielen. Dazu brauchst Du keine Programmierausbildung.
  • Scripts schreiben: Als Programmierer kommst Du mit Batch-Programmen (Linux) oder der Power-Shell (Windows) zum Ziel. Auf dem Mac helfen Dir die Boardmittel wie Automator und AppleScript.
  • Handbuch benutzen: Welche Programme benutzt Du besonders häufig?
    Wage einen Blick in das mitgelieferte Handbuch. Was lässt sich dort zum Thema "Automatisieren" oder "automatisch" finden?


Du denkst, das war nur der Anfang?

Stimmt genau!

Welche Ideen fallen Dir noch ein?
Wie automatisierst Du lästige Arbeitsschritte?